従業員の経費精算を紙からデータに変えるのに向いているビジネスカード・法人カード

経費精算の業務、みなさんどれくらい手間がかかっていますか？紙の領収書やレシートを集めて、手入力で記録し、締め切り間際に慌てて経理に提出…。これ、想像以上に時間と労力を使っていますよね。そんな面倒な作業をスマートに解決する方法が「ビジネスカード・法人カード」を活用したデジタル化です！今回は、そのメリットと選び方のポイントをわかりやすく解説します。

経費精算を紙からデジタルに変更すると得られるメリット

まず、経費精算を紙からデジタルに変えることで得られる最大のメリットは、「時間の節約」と「ミスの削減」です。

紙の精算プロセスでは、従業員がレシートを整理し、経理担当者が一枚一枚チェックし、手入力でシステムに記録する必要があります。この手間がなくなるだけで、毎月何時間もの労力が浮きます。

さらに、デジタル化によって、領収書の写真を撮ってアプリにアップロードすれば自動で仕分けしてくれる機能や、カード明細が自動的に会計ソフトと連携する仕組みも導入可能です。こういった仕組みを使うことで、手入力のミスや計算間違いも減らせます。

経費精算をレシートや領収書からクレジットカードに切り替えるとコストが下がる！

レシートを使った経費精算では、どうしても「小さな金額の積み重ね」がコスト増加を招きます。たとえば、現金で少額の買い物をするたびにレシートが発生し、それを精算する手間がかかります。ビジネスカードを使えば、支払いの履歴がデータとして残るため、レシートをいちいち集める必要がありません。

さらに、領収書を電子保存することで、紙の領収書保管にかかるスペースや管理コストも削減できます。日本では2022年から「電子帳簿保存法」が強化され、デジタル領収書の扱いが以前より便利になっています。この波に乗ることで、経費管理の効率が飛躍的に向上します。

従業員へクレジットカードを渡すリスクとメリット

「従業員に法人カードを持たせるのはちょっと心配…」という声もよく聞きます。確かに、カードの悪用や使いすぎのリスクはゼロではありません。しかし、そのリスクは設定次第でかなり抑えられます。

例えば、カードの利用限度額を事前に決めたり、特定の店舗やカテゴリにしか使えないように制限をかけることも可能です。また、カードの利用履歴がリアルタイムで確認できるため、不正利用があればすぐに気付けます。

一方、メリットとしては、「経費の透明化」と「キャッシュフローの改善」が挙げられます。カードを使うことで経費の全体像が見えやすくなり、現金の扱いが減るため、現金紛失や管理の手間もなくなります。

注目ポイント：追加カードの年会費や発行上限枚数

法人カードを選ぶ際には、追加カードの年会費や発行上限枚数も重要なチェックポイントです。従業員の数が多い会社では、追加カードの年会費が無料または低額なカードを選ぶことで、ランニングコストを抑えることができます。

また、発行上限枚数が少ないカードでは、全社員に行き渡らない可能性があります。事前に必要な枚数を見積もり、それに対応できるカードを選びましょう。

ポイント還元率やマイル還元率にも注目したい

最後に見逃せないのが、ポイント還元率やマイル還元率です！法人カードの中には、利用額に応じてポイントが貯まるものがあります。このポイントを福利厚生費として活用したり、マイルに交換して出張費用を節約することも可能です。

特に、出張が多い会社であれば、マイル還元率が高いカードを選ぶことで、飛行機代の大幅な節約につながります。たとえば、航空会社提携のカードでは、還元率が高く、効率よくマイルを貯められるものも多いです。

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